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Conocimiento empresarial: La ejecución de una reunión eficaz

Organizar reuniones efectivas del equipo de trabajo  es una clave para el éxito de su negocio. Las reuniones llevadas con propiedad ayudan a su equipo a mantenerse bien informados sobre los distintos tópicos, ayudan a resolver temas con rapidez y a motivar al trabajo en equipo al hacer que todos trabajen juntos para resolver problemas.

Varios administradores y líderes en reuniones están llevando a cabo reuniones improductivas sin siquiera ser conscientes de ellos. Las reuniones mal llevadas consumen el tiempo de la compañía, frustrando a los administradores y empleados,  sin siquiera cumplir los objetivos deseados.  Sin importar cuán cuidadosamente, usted (como líder de una reunión) debe considerar estos cuatro importantes puntos:

  1. El objetivo de la reunión
  2. Los puntos a tocar para cumplir con dicho objetivo
  3. Una preparación adecuada
  4. El tiempo de su equipo

 

1. Objetivo.

Establezca un objetivo en particular a cumplir en cada reunión. Piense en que le gustaría cambiar al final de cada reunión en orden de ayudar a  formular un objetivo claro- y a pensar si desea llegar a una decisión final en cada tema a tratar o si prefiere discutir ideas a a resolver en el futuro. Esto también ayudará a decidir que miembro del equipo debe atender cada reunión.

2. Puntos a tocar

Si un tema no es relevante al objetivo de su reunión, sálvelo para una próxima reunión. Hablar de temas irrelevantes puede distraer al equipo del objetivo de la reunión y puede desviarlas mentalmente.

3. Preparación adecuada.

Para su equipo, atender una reunión donde el líder no esta preparado adecuadamente es como ver una presentación de colegio donde el estudiante claramente olvido hacer su tarea.  Este seguro de haber preparado toda la información en cuadros, hojas electrónicas, imágenes, documentos en un lugar de fácil acceso, antes de comenzar su reunión. Testee sus presentaciones antes de empezar la reunión.

 4. Buen manejo del tiempo

Recuerde que su equipo de trabajo tiene otras tareas que desarrollar – no organice la reunión con un tiempo excesivo ni la llena de temas irrelevantes (vea el punto 2). Si sus reuniones tienen la necesidad de tiempo extra considere la posibilidad de intentar la próxima vez lo siguiente:

 

  • Divida una cantidad determinada de tiempo para cada tópico a tratar. Puede inclusive dividir sus temas en sub-tópicos y darle a cada uno un tiempo determinado.
  • Decida con anticipación que hará si se queda sin tiempo para un tema en particular y no ha llegado a su objetivo (por ejemplo, si ha llegado al final de sus diez minutos para discutir el presupuesto para los suplementos de la oficina y no ha llegado a una solución definitiva, ¿extendería el tiempo a cinco minutos más? ¿Volvería al mismo tema al final de la reunión? ¿Lo volvería a discutir en la próxima reunión?)
  • No invite a gente que no necesita estar en la reunión. Seguramente puedan invertir su tiempo en tareas que realmente necesitan hacer.
  • No comience la reunión tarde por alguien no haya llegado. Los recién llegados pueden ponerse al día más tarde – es importante que respete el tiempo de los que se presentan con puntualidad.
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